¿Cómo mejorar las finanzas de la farmacia?

¿Cómo mejorar las finanzas de la farmacia?

¿Las ventas están bajando?

¿Tienes la sensación de que es imposible seguir así y que estás a punto de explotar?

¿Sabes cuántos meses aguantarás sin cobrar de tu Comunidad Autónoma?

¿Sabes qué alternativas tienes para conseguir tesorería?

¿Conoces los ratios óptimos de tu farmacia y del sector?

¿No sabes cómo mejorar las finanzas de la farmacia y te estás empezando a agobiar seriamente?

Si no tienes respuesta a estas preguntas, lo primero que necesitas es analizar la información económica y financiera de tu farmacia. Luego detectar los problemas, definir los objetivos vitales y por último, planificar las acciones para conseguirlos sin que nada ni nadie te distraiga.

Me he fijado en las farmacias de Barcelona y cómo reaccionaron ante las bajadas de ventas o retrasos de pago.

¿Cómo mejoraron sus finanzas?

Tras las bajadas de ventas, los recortes o los retrasos de pago, varias farmacias reaccionaron con algunas de estas medidas:

  • Potenciaron la venta libre y las redes sociales. Segmentaron sus clientes y adaptaron el surtido y los precios a sus necesidades. Salieron a buscar clientes
  • Se especializaron en nuevos servicios
  • Planificaron a largo plazo. El presupuesto de la cuenta de explotación y la previsión de tesorería les ayudaron a conocer las necesidades futuras de financiación
  • Renegociaron las condiciones comerciales con sus proveedores y solicitaron aplazamientos de pago
  • Redujeron los stocks
  • Aumentaron la frecuencia de los pedidos directos para no acopiarse
  • Pactaron a la baja los alquileres y otros gastos fijos, incluso eliminaron los gastos superfluos o prescindibles
  • Simplificaron las tareas internas, adaptaron los horarios y formaron la plantilla
  • Derivaron  gran parte de la dispensación de medicamentos de marcas, a genéricos
  • Externalizaron la gestión en profesionales expertos en el Sector
  • Refinanciaron los préstamos a largo plazo

Lo más interesante es que todos estos sacrificios los realizaron sin que los pacientes se resientan.

Consejos para mejorar las finanzas

PROMUEVE AL CAMBIO

Nada cambiará hasta que tú no cambies. Si sigues haciendo lo mismo, ya conoces el resultado.

VENTAS

Las ventas las realiza el equipo que tienes. Depende de cómo se sientan los clientes, repetirán o no volverán más. Un buen liderazgo del equipo es la base sobre la que se construye la farmacia. La motivación, iniciativa, formación y salario tienen que ir de la mano.

Conviértete en un referente en tu sector y diferénciate. Visita las farmacias de tu zona y averigua qué están haciendo mejor que tú. También las farmacias referentes en tu provincia para copiar todo aquello que les funciona.

Analiza a tus clientes y adáptate a sus necesidades. El cliente es el centro de todas las estrategias. Un programa de CRM es necesario para conocer qué quiere y a qué precio. ¿Por qué van a elegirte?:

  • Relación calidad-precio ajustada
  • Buen servicio, rapidez y garantías
  • Posicionamiento y cuota de mercado
  • Calidad superior al resto
  • Producto nuevo y peculiar

Céntrate en fidelizar y atraer nuevos clientes. Necesitarás un programa informático de CRM y de fidelización. Así podrás segmentarlos y dirigir campañas específicas.

Márcate un objetivo y traza un plan para alcanzarlo. Por ejemplo: aumentar las ventas 10.000€/mes, 500€/día, 100€/empleado y día, 3€ por cliente y día…

Cuida el espacio de ventas:

  • Señala claramente las secciones, categorías, surtido, promociones, campañas, escaparate, regletas con precios competitivos
  • Revisa el Ambiente: mobiliario, luz, música, aromas, tono de voz, amabilidad, confidencialidad, limpieza, orden y uniformes

Crea nuevas líneas de negocio, sinergias o servicios, para escalar en la farmacia hacia la venta libre

Promociona las redes sociales para comunicarte con tus clientes y para que te tu farmacia sea conocida más allá de tu barrio

TESORERÍA

Averigua si la farmacia está bien estructurada financieramente. Reúnete con tu asesor para que te ayude a negociar la mejor alternativa de financiación

No creas que una nueva financiación es la solución definitiva. Más préstamos conlleva pagar más cuotas mensuales. En ocasiones es mejor ampliar el plazo de pago del préstamo para reducir las cuotas

Controla mensualmente la previsión de tesorería y los gastos financieros.  Simula el peor escenario para anticiparte a los déficits de tesorería y corrige los desvíos de forma ágil

Márcate objetivos de tesorería para optimizar los recursos en las compras especulativas. Divide ese objetivo en pequeñas acciones que puedas ir alcanzando cada semana o mes. Identifica las tareas importantes y priorízalas. No te disperses en aquellas que no contribuyan a lograr tus objetivos

Invierte sólo cuando vayas a conseguir un mayor retorno de esa inversión y en bienes que no se devalúen rápidamente. Si estás pensando en implantar una nueva gama o en la reforma de la farmacia, debes tener en cuenta que te tiene que reportar un beneficio mayor que la inversión

Paga después de cobrar. Analiza el ratio de días de cobro y días de pago. Lo ideal sería tener un colchón de 30 días. Por ejemplo, si cobras a 60 días, lo aconsejable sería pagar a 90 días de media. Si estás pensando en una compra especulativa directa al laboratorio, negocia: el pago después de que hayas cobrado todo lo vendido, la devolución de la mercancía no vendida, que el abono reste de la factura inicial, que te apliquen todos los descuentos y rappels en el albarán. Así, el importe de la factura será menor

Separa la cuenta bancaria de la empresa. No la utilices para gastos personales y asígnate un salario, en función de la evolución de la farmacia. Traspasa mensualmente esa cantidad de la cuenta bancaria de la farmacia a la personal y vive de ese sueldo. No traspases más dinero de lo que la farmacia genera porque te descapitalizarás y tus acreedores perderán la confianza en ti

Haz una reunión familiar para involucrarles en la economía familiar y buscar soluciones a esa falta de liquidez

Explora y usa las fuentes de financiación gratuitas a tu disposición: Financiación, días de pago y aplazamientos de facturas a proveedores

Despréndete de todas las inversiones superfluas que no afecten al normal funcionamiento de la farmacia: locales infrautilizados, parking para clientes, segundas residencias, coches, terrenos…

COMPRAS

Compara y enfrenta ofertas. Contacta con todos los proveedores de forma simultánea. Negocia, enfrentando las ofertas que te hagan y luego decide.

GASTOS

Elimina los gastos fijos prescindibles.

  • Tu gestor te puede facilitar la lista de pagos a acreedores
  • Clasifícalos en imprescindibles, renegociables a la baja y a eliminar

STOCKS

Optimiza el stock.

  • Ahora se pueden recibir pedidos directos de los laboratorios en 24-48 horas. Eso nos permite tener el stock bajo mínimos, con lo que los costes también son menores
  • Detecta y liquida los stocks muertos
  • Actualiza los Smin y Smax en función de las ventas
  • Quédate con 1-2 laboratorios por cada agrupación homogénea
  • No compres directamente nada que no rote, ya que el coste de la inversión es superior al margen de las ventas (si la rotación < 1, elimínala del surtido, si está por debajo de 2 ó 3, cómprala a través de los mayoristas)

EXTERNALIZA LAS FUNCIONES FINANCIERAS

A través de un experto que pueda coger distancia y sepa negociar a favor tuyo con bancos, proveedores, Hacienda, Seguridad Social… Lo más importante es que tengas tiempo para centrarte en ganar clientes

Nada cambiará hasta que tú no cambies. Si sigues haciendo lo mismo, ya conoces el resultado

Las farmacias que trabajaron sobre estos puntos, son las que mejor aguantaron el chaparrón.

Javier

Acerca de Javier Pedraza: Trabajo con farmacéuticos preocupados por rentabilizar su Farmacia. Con mis servicios y cursos sobre gestión económica-financiera podrás aumentar tus ventas, mejorar tu margen, optimizar tus gastos, mejorar tu tesorería, en definitiva hacer crecer y potenciar tu negocio u oficina de Farmacia dentro de tu mercado.

PD:

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